,,Wir haben jetzt alle Informationen an der richtigen Stelle."

Ralf Riba, Riba:BusinessTalk 

Seit 2009 Anwender der Agentursoftware ConAktiv.

Peter Scholl, Atelier Markgraph

"ConAktiv passt einfach zu uns!"

Olaf Buschmaas, TERRITORY

,,ConAktiv unterstützt uns prima in unserem Agenturalltag."

B+D Agenturgruppe 

"NEU: ConAktiv-Abo. Sparen ohne langfristige Vertragsbindung."

Weitere Informationen finden Sie hier

"Ich will beweglich bleiben. Überall von unterwegs komfortabel zugreifen...Das passt!"

ConAktiv Mobile: Optimaler Workflow an jedem Ort. Sprechen Sie uns an

,,ConAktiv ist unser Basis-Tool zur Prozesssteuerung und das seit 2002."

Dirk Damm, Damm & Bierbaum

"Wir fühlen uns immer rundum gut beraten und sehr gut betreut."

Renate Dolderer, magenta 

ConAktiv Agentur

Agentursoftware ConAktiv - Es ist echt alles für Sie drin

So einfach und passend kann Agenturmanagement sein! Fast könnte man die Agentursoftware ConAktiv Agentur als digitalen Alleskönner bezeichnen, denn der Funktionsumfang des Pakets wappnet Sie vom Start weg für nahezu alle denkbaren Aufgaben Ihres Tagesgeschäfts:

  • Neukunden akquirieren
  • CRM-Aktionen und Kampagnen steuern
  • Fremd- und Eigenleistungen kalkulieren
  • Jobs verwalten oder Projekte abwickeln
  • Arbeitszeit erfassen und Termine verwalten
  • Integration freier Mitarbeiter
  • Controlling und Auswertungen

So nutzen Sie ConAktiv für Ihr erfolgreiches Agenturmanagement: 

Mit dieser Agentursoftware steuern Sie die Projekte in Ihrem Agenturalltag. Denn die Software ConAktiv Agentur ist exakt auf die Bedürfnisse der Kommunikationsbranche zugeschnitten, lässt sich einfach und schnell in eine bestehende Infrastruktur einbinden, überzeugt durch den enormen Funktionsumfang und ein Höchstmaß individueller Anpassungsmöglichkeiten.

Die Software können Sie kaufen oder abonnieren und dank unserem flexiblem Lizenzmodell von Anfang an oder später vielfältig und spezifisch anpassen. Unsere Erweiterungen bieten zusätzliche Möglichkeiten für die Arbeit mit ConAktiv.

So wird die Software ConAktiv ganz zum Teil Ihres Unternehmens:

Alle Oberflächen lassen sich individuell nach Ihren Vorgaben anlegen. Alle Kontroll- und Prüfmechanismen und Zugriffsrechte werden entsprechend Ihrer spezifischen Anforderungen angepasst. Und alle persönlichen Einstellungen werden für jeden Ihrer Mitarbeiter flexibel festgelegt.

Alle Funktionen im Detail:

Ansprechpartner

Verwalten Sie übersichtlich die Kontakt- und Adressdaten Ihrer Kunden, Lieferanten, Interessenten usw. Alle Kontaktdaten Ihres Unternehmens in einer Datenbank. Für jeden im Zugriff, jederzeit.

Firmen

Das Modul ermöglicht Ihnen, Kontakt- und Adressdaten optimal zu strukturieren.

Kunden

Hier verwalten Sie Debitoreninformationen, Agenturfee, Zahlungs- und Mahnziele und vieles mehr.

Lieferanten

Ansprechpartner und Bankverbindungen Ihrer gesamten Lieferanten sowie Informationen zu Zahlungszielen, Künstlersozialkasse, Mahnzielen usw. für Ihre Kreditoren bearbeiten Sie schnell und übersichtlich.

Aufgaben (internes Nachrichtensystem)

Organisieren Sie Ihre interne Kommunikation. Gesprächsnotizen, Erinnerungen an zu erledigende Aufgaben geben Sie einfach und schnell an die entsprechenden Personen weiter. Der Aufgabenstapel zeigt tagesaktuell alle "To Do's" jedes Mitarbeiters an und verknüpft dazugehörige Informationen – z.B. externe Ansprechpartner, Projekte, Angebote – automatisch mit der zu erledigenden Aufgabe.

E-Mail

Aus diesem in ConAktiv integrierten E-Mail Client versenden und empfangen Sie E-Mails. Diese werden dann automatisch Projekten, Ansprechpartnern usw. zugeordnet. Alternativ werden E-Mails über die Outlookschnittstelle abgeglichen.

Schriftverkehr

Hier erstellen, verwalten und archivieren Sie Briefe, Serienbriefe, Dokumentationen und/oder Verträge in ConAktiv.

Angebote

Erstellen Sie blitzschnell detaillierte Angebote und KV‘s über Agentur- und Fremdleistungen. Dabei greifen Sie automatisch und ganz bequem auf die in den Stammdaten hinterlegten Kundendaten, Leistungsbausteine, Preise, Konditionen und Zahlungsbedingungen zurück. Visualisiert werden Ihre Angebote mit Hilfe der integrierten Textverarbeitung in Ihrem CI.

Verkaufschancen

Bewerten Sie bereits vor Angebotserstellung und Projektierung mögliche Geschäftsgelegenheiten und ordnen Sie diese den Ansprechpartnern und Firmen zu.

Produkte

Im Modul Produkte werden die von einem Kunden gekauften Produkte verwaltet. Dadurch wird direkt beim Kunden ersichtlich, welche Produkte, wann und wie viele erworben wurden. Die Produkte können auch einem Vertrag zugeordnet werden.

Termine- und Ressourcenplanung

Die Termin- und Ressourcenplanung für Ihre Agentur: TerminverwaltungUrlaubsplanungAuslastung MitarbeiterTerminübersicht Projekte. Hier stehen alle erforderlichen Eingabemöglichkeiten und Übersichten zur Verfügung.

Projekte

Steuern und kontrollieren Sie Ihre Kundenprojekte, Pitches und internen Projekte – von Planung und Kalkulation über die Planung der beteiligten Mitarbeiter bis zur Nachkalkulation. Sie haben jederzeit den Überblick über das gesamte Projekt, über angefallene Kosten/Stunden und über verbuchte Rechnungen und Eingangsrechnungen.

Projekt- und Arbeitszeiterfassung

Hier erfassen Ihre Mitarbeiter ihre internen und externen Projektarbeitszeiten. Das ermöglicht Ihnen, Stundenkosten und abrechenbare Leistungen beliebig auszuwerten – beispielsweise abhängig von Zeitraum, Mitarbeiter, Kunde, Projekt oder Leistungsart.

Projektmaterial und Reisekosten

Anfallende Kosten wie zum Beispiel Verbrauchsmaterialien (Hilfsmittel zum Projekt), Reisekosten, Hotel, KM, Taxi lassen sich den jeweiligen Projekten zugehörig abrechnen. Beispiel: Anfallende Kosten für selbstgedruckte Proofs oder Booklets. Hier kann auch die Anzahl der getexteten Seiten erfasst werden. Damit wird die Abrechnung „nach geschriebenen Seiten“ und die Kontrolle der Kosten ganz einfach. 



 

Agenturleistungen, Fremdleistungen, Pauschalen, Seitenpreise, vordefinierte Leistungspakete:

In den Modulen "Artikel", "Tätigkeiten" und "Leistungspakete" hinterlegen Sie Ihre individuellen Leistungsbausteine – zur einfachen Projektkalkulation, zur schnellen Angebotserstellung, optional mehrsprachig.

Kapazitäts- und Auslastungsplanung

Diese grafische Zusatzfunktionalität zum Projektmodul visualisiert Ihre Projekt-Vorgänge in einem farbigen Balkendiagramm. Dabei werden sowohl einzelne Mitarbeiter, als auch Mitarbeitergruppen und Sachressourcen berücksichtigt. Bei der Planung gleicht ConAktiv freie mit benötigten Ressourcen ab und schlägt automatisch Einsatzpläne vor.

Kundenetat

So können Sie Projekte zusammenfassen oder entsprechenden Etats zuordnen und z. B. über die Festlegung von Etatobergrenzen zusammengehörige Projekte kontrollieren.

Aufträge

Mit diesem Modul erstellen und verwalten Sie Auftragsbestätigungen an Kunden. Ganz einfach und bequem aus dem Angebot oder dem Projekt.

Bestellungen und Bestellanfragen

Erfassen Sie übersichtlich Ihre Bestellungen/Fremdaufträge an Lieferanten. Die Zuordnung zu Projekten schafft Ordnung, Freigabeprozesse können optional umgesetzt werden.

Mit dem Bestellanfragemodul können Sie Preis- und Verfügbarkeitsanfragen an einen oder mehrere Lieferanten stellen. Die Bestellanfrage kann dabei direkt dem Projekt zugeordnet werden.

Historie

Damit stellen Sie alle in ConAktiv erfassten Vorgänge zu einem Kunden, Ansprechpartner oder Projekt in chronologischer Reihenfolge dar. Dabei können Sie über frei definierbare Auswahlkriterien die Vorgänge selektieren, die im jeweiligen Kontext relevant sind. So können Sie z.B. sehen, welche Aufgaben, E-Mails, Dokumente, Angebote, Aufträge, oder Rechnungen zu einer Adresse oder einem Kunden erfasst wurden.

 

Rechnungen

Rechnen Sie Ihre Projekte flexibel ab. Alle Rechnungsvorschlagswerte können Sie manuell anpassen, ebenso Texte frei gestalten. Visualisiert werden Ihre Rechnungen mit Hilfe der integrierten Textverarbeitung in Ihrem CI. Darüber hinaus fließen die Werte in die Module "Projekte" und "Kunden" sowie in die optionalen Erweiterungen "Buchungen" und "Offene Posten". 

Eingangsrechnungen

Hier werden die Rechnungen Ihrer Lieferanten erfasst und den Projekten, Konten und Kostenstellen zugeordnet. Dabei kann eine Eingangsrechnung auf mehrere Projekte, Konten und Kostenstellen aufgeteilt werden. Beim Verbuchen einer Eingangsrechnung entsteht ein Buchungssatz, der an die Finanzbuchhaltung übergeben werden kann.

Gutschriften

Die erstellten Gutschriften an Kunden beziehen sich normalerweise auf gestellte Rechnungen, etwa bei einer Falschberechnung oder einer Rücknahme aus Kulanzgründen.

Offene Posten (inkl. Mahnwesen und SEPA)

Kontrollieren und verwalten Sie alle Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge. Erstellen Sie ganz einfach eine Offene-Posten-Liste für Ihre Kunden oder Ihre Lieferanten.     

Buchungen und Konten

Das ist die zentrale Schaltstelle für alle Ihre Buchungen. Hier definieren Sie Ihren individuellen Sachkontenrahmen und verwalten Debitoren- und Kreditorenkonten oder erfassen manuelle Buchungen. Sie können auch Auswertungen über Kreditoren und Debitoren sowie buchhalterische Auswertungen erstellen, wie beispielsweise eine GuV. Die aus der Buchung von Rechnungen, Gutschriften, Eingangsrechnungen und Zahlungen erzeugten Datensätze können Sie von hier an die Finanzbuchhaltung übergeben. Die Schnittstellen zu DIAMANT und DATEV sind in diesem Modul enthalten.

Banken und Bankverbindungen

Hier legen Sie alle Daten von Bankverbindungen an, die in den Modulen "Adressen", "Kunden", "Lieferanten" und "Mitarbeiter“ benötigt werden.

Statistik

Das Statistikmodul ermöglicht Ihnen die grafische Auswertung erfasster Aufträge, fakturierter Rechnungen und getätigter Lieferungen über einen beliebigen Zeitraum hinweg sowie den Export der ermittelten Daten. 

Finanzplanung

Planen Sie zukünftige Zahlungseingänge und Zahlungsausgänge mit diesem Modul direkt in ConAktiv. Die Planung ist auch für einzelne Projekte möglich (Umsatzplanung pro Kunde/Projekt).

Kostenstellen

Hier können Sie die Kostenstellenstruktur der Agentur anlegen, die für Ausgangs- oder Eingangsrechnungen oder auch für die interne Verrechnung verwendet werden soll. Dieses Modul benötigen Sie, wenn Sie Kostenstelleninformationen über die Fibu-Schnittstelle übergeben wollen.

Mitarbeiter und Mitarbeiterqualifikation

Das Modul zur Stammdatenverwaltung aller Ihrer Mitarbeiter, wie Privat- und Geschäftsadresse, Teamzugehörigkeit, Position sowie alle Daten für die Arbeitszeitverwaltung. Die "Mitarbeiterqualifikation" ermöglicht die Verwaltung von erworbenen Zertifikaten und speziellen Qualifikationen einzelner Mitarbeiter (z.B. Schulungen, Fortbildungen). Dadurch ist eine schnellere Zuordnung der Mitarbeiter zu Projekten, die eine bestimmte Qualifikation erfordern, möglich.

Mitarbeiterhistorie

In einer Agentur ist es unter Umständen von großem Interesse, dass alle Informationen bzw. Veränderungen historischer Mitarbeiterdaten zur Verfügung stehen. Hier kommt das Modul „Mitarbeiterhistorie“ zum Einsatz. Die relevanten Daten können in ConAktiv eingetragen werden und stehen dann tabellarisch in einer Liste zur Verfügung. Zu den Informationen zählen zum Beispiel:

  • Ausbildungszeit
  • Gehaltserhöhung
  • Prämien
  • Jobtickets
  • Elternzeit
  • Änderungen der Arbeitszeit
  • Arbeitszeitprofile
  • Monatsgehalt
  • Jahresgehalt
  • oder Bonusvereinbarungen.


Sie haben jederzeit einen Überblick über alle Änderungen. Auf einen Blick werden zum Beispiel Beförderungen oder Gehaltserhöhungen sichtbar. Ein nützliches Tool für jede Agentur, das für mehr Transparenz sorgt.

Arbeitszeitkonten

Dieses Modul dient der Verwaltung der Arbeitszeitkonten Ihrer Mitarbeiter. Die ermittelten Arbeitszeiten werden auf monatlicher Basis aufgelistet. Arbeitszeitkonto, Urlaubskonto, die Verwaltung von Fehlzeiten, alles übersichtlich im Griff. Das Arbeitszeitkonto kann als Grundlage der Gehaltsabrechnung dienen.

Urlaubsanträge

Das Modul bietet Ihnen die Möglichkeit einer automatisierten Erstellung von Urlaubsanträgen, deren Genehmigung und die daraus resultierende Erstellung der Einträge im Terminkalender.

Inventar

Ausstattung der Arbeitsplätze Ihrer Mitarbeiter, Rechnerkonfiguration, installierte Software-Lizenzen oder aber auch den Verleih von Betriebseigentum (Handys etc.) an Mitarbeiter verwalten Sie mit diesem Modul.

Dokumentenmanagement
  • Ablage beliebiger Dokumente in der Datenbank
  • Automatische Erzeugung und Archivierung von PDFs
  • Anbindung externer Dokumenten- managementsysteme

Ordnen Sie beliebige Dateien (beispielsweise Word, Excel, PDF, Bilddateien) einem Projekt oder einem Kunden zu. Die Dateien werden danach direkt über ConAktiv verwaltet und können direkt aus ConAktiv geöffnet werden. Dokumentenmanagement ganz easy.

Event- und Kampagnenmanagement

Besteht aus den Modulen: Aktion, Teilnehmer, Budget, Fragebogen, Antworten, Aktionstermin und Aktionsort

"Fragebogen-Antworten": Hier definieren und hinterlegen Sie Fragenkataloge, die zu einer Marketing-Maßnahme gehören. Dabei können Sie z.B. festgelegen, welche Antworten pro Frage zulässig sind – also etwa freier Text, eine Werteauswahl, ein Wertebereich oder eine Ja/Nein-Antwort. Die Antworten zu den vorher definierten Fragebögen werden hier erfasst und ausgewertet. 

"Aktionstermin" und "Aktionsort": Das Modul "Aktionsort" erlaubt Ihnen in Verbindung mit dem Modul "Aktionen" die Festlegung der Märkte, Kaufhäuser oder anderer Locations, die für die Durchführung einer Promotion in Frage kommen. Im Modul "Aktionstermin" steuern Sie die gesamte Terminplanung für eine Promotion oder eine Kampagne. Und Sie haben jederzeit den Überblick über alle Teilnehmer, Aktionen und Termine.

Serienmails

Erstellen und senden Sie einfach und schnell personalisierte E-Mails an alle Personen aus einer Adressliste oder einer Aktion.

Exchangeserver/Office 365 Schnittstelle

Die Zusatzfunktion Exchangeserver bietet die Möglichkeit der Anbindung an einen Microsoft Exchangeserver. Möglich ist der Abgleich von Terminen, Adressen, Aufgaben und E-Mails mit ConAktiv.

Tapi Schnittstelle

Die Zusatzfunktion Tapi erlaubt Ihnen die automatische Rufnummernwahl direkt aus ConAktiv über eine TAPI-fähige Telefonanlage und bietet eine Rufnummernerkennung bei eingehenden Anrufen.

DATEV csv Schnittstelle

Die Zusatzfunktion DATEV csv Schnittstelle bietet die Möglichkeit über das Modul Buchungssätze DATEV-konforme CSV-Dateien zu erzeugen, die direkt in die DATEV-Buchhaltung importiert werden können. Das sind zum einen alle in ConAktiv hinterlegten Buchungssätze (Rechnungen, Gutschriften, Eingangsrechnungen, Reisekosten, Zahlungen), aber auch die Kunden- und Lieferantenstammdaten.

DATEV xml Schnittstelle

Die Zusatzfunktion DATEV xml Schnittstelle dient der automatischen Übermittlung von buchhalterischen Daten aus ConAktiv an DATEV-Online. Dabei werden die Belegbilder von Rechnungen, Gutschriften, Eingangsrechnungen oder Reisekosten automatisch übermittelt.

Diamant Schnittstelle

Die Zusatzfunktion Diamant Schnittstelle bietet die Möglichkeit über das Modul Buchungssätze Diamant-Konforme CSV-Dateien zu erzeugen, die direkt in die Diamant-Buchhaltung importiert werden können. Das sind zum einen alle in ConAktiv hinterlegten Buchungssätze (Rechnungen, Gutschriften, Eingangsrechnungen, Reisekosten, Zahlungen), aber auch die Kunden- und Lieferantenstammdaten.

Lexware Schnittstelle

Die Zusatzfunktion Lexware Schnittstelle bietet die Möglichkeit über das Modul Buchungssätze Lexware-Konforme CSV-Dateien zu erzeugen, die direkt in die Lexware-Buchhaltung importiert werden können. Das sind zum einen alle in ConAktiv hinterlegten Buchungssätze (Rechnungen, Gutschriften, Eingangsrechnungen, Reisekosten, Zahlungen), aber auch die Kunden- und Lieferantenstammdaten.

Konfiguration

beinhaltet: 

  • Rechteverwaltung
  • Datenimport
  • Feld- und Merkmaldefinition
  • Reporteditor
  • Sucheditor
  • Listeditor (s. Beschreibung)
  • Layouteditor (s. Beschreibung)
  • Statistikgruppen und Statistikberechnungen
  • Systemparameter und Einstellungen
Listeditor

Mit diesem Werkzeug passen Sie die Bildschirmlisten (Listenansichten) sämtlicher ConAktiv Module Ihren individuellen Ansprüchen an. Sie können Spalten selbst definieren und mit Berechnungsformeln belegen, so dass dort genau die Informationen angezeigt werden, die für Sie aussagekräftig sind – z.B. werden alle Projekte, deren Ertrag unter eine gewisse Marge gesunken ist, in rot angezeigt (Ampelfunktion). Sie können darüber hinaus für unterschiedliche Benutzer oder unterschiedliche Einsatzzwecke pro Modul beliebig viele Bildschirmlisten definieren.

Layouteditor

Passen Sie die Eingabemasken ganz Ihren individuellen Anforderungen an. Sie können darüber hinaus für verschiedene Bereiche oder Zielsetzungen unterschiedliche Masken definieren. Dadurch können Sie beispielsweise Geschäftsführung, Buchhaltung, Projektleitung oder auch einzelnen Mitarbeitern unterschiedliche Eingabemasken zuordnen, die genau die jeweils notwendigen Informationen zur Verfügung stellen.